Cari hesap kartları
Acenta ve firma hesapları otel tarafında açılır; bakiye, para birimi ve hesap tipi kart üzerinde durur.
- Acenta ve firma ayrımı
- Hesap tipine göre süzme
- Kart raporları
Cari ve Acenta
Acenta ve firma hesapları otelin içinde
Acentaya kesilen hesap, firma anlaşmaları ve borç-alacak takibi ayrı bir programa geçmeden otelin içinde yürür. Muhasebe tarafına aktarım gün sonunda tek fişle yapılır.
Acenta hesabı nasıl yürür
-
Sezon öncesi
Anlaşma tanımlanır
Acenta ile oda tipi bazında fiyat, geçerlilik tarihleri, para birimi ve komisyon oranı otelin içinde tanımlanır. Fiyat rezervasyonda elle yazılmaz; anlaşmadan okunur.
-
Rezervasyon
Hesap acentaya bağlanır
Rezervasyon açılırken acenta ve anlaşma numarası seçilir. Konaklama bedeli misafirin cebinden değil acentanın hesabından takip edilir; misafir yalnız ekstralarını öder.
-
Konaklama
Borç birikir
Her geceleme acentanın hesabına borç yazılır. Hesabın o anki bakiyesi, hangi rezervasyondan geldiğiyle birlikte hareket dökümünde görünür.
-
Ödeme
Tahsil ya da tediye
Acenta ödemesini yaptığında tahsil fişi, iade ya da komisyon ödemesi gerektiğinde tediye fişi kesilir. Fiş cari hesap ile kasayı aynı anda hareket ettirir.
-
Gün sonu
Muhasebeye tek fiş
Günün cari hareketleri tek entegrasyon fişiyle muhasebeye geçer. Muhasebe hesap planına bağlanmamış bir kart fişe aktarılmaz — eksik bağlantı sessizce geçmez.
Neler yapılır
Cari hareket raporları
Hangi hareket hangi rezervasyondan geldi, hangi tarihte ve kim tarafından işlendi — hareket dökümünde görünür.
- Tarih aralığına göre döküm
- Hesap bazında hareket listesi
- Ekstre çıktısı
Muhasebeye aktarım
Otelin cari hareketleri gün sonunda tek entegrasyon fişiyle muhasebeye geçer. Elle yeniden giriş yapılmaz.
- Cari kart muhasebe hesap planına bağlanır
- Bağlantısı olmayan hesap fişe aktarılmaz
- Üretilen fiş listeden açılır
Ekran
01
Cari hesap kartları
Borç, alacak ve bakiye kolonlarıyla hesap listesi; bakiyenin borç mu alacak mı olduğu renkten okunur. Kart tipine göre süzülür — firma, acenta, birey, satıcı. Tahsilat, tediye ve virman doğrudan bu ekrandan yapılır.
- Her hesabın kendi para birimi
- Grup kodu ve özel koda göre süzme
- Hareketler ve hareket dökümü tek tıkla
- İlk kayıt ve son değiştiren bilgisi kolonlarda
flexxiyazilim.com/desk
02
Tediye fişi — hesaptan çıkan para
Acentaya iade, komisyon ödemesi ya da firmaya yapılan geri ödeme tediye fişiyle kaydedilir. Pencere hangi hesap için açıldığını başlığında taşır. Nakit ya da kredi kartı kasası seçilir, tarih ve miktar girilir; fiş kaydedildiğinde hem cari hesap hem kasa aynı anda hareket görür.
- Tahsil ile tediye aynı pencerenin iki yönüdür; alışkanlık değişmez
- Kasa hesabına tediye yapılamaz — denetim programın içindedir
- Fişin açıklaması hareket dökümünde görünür, sonradan “bu para neydi” sorusu cevapsız kalmaz
- Her fiş kullanıcı ve saat bilgisiyle kaydedilir
flexxiyazilim.com/desk
03
Acenta anlaşmaları
Acenta ile yapılan anlaşma otelin içinde tanımlanır: oda tipine göre fiyat, geçerlilik tarihleri, para birimi ve komisyon oranı. Rezervasyon açılırken anlaşma numarası verilir; fiyat elle yazılmaz, anlaşmadan okunur. Sezon içinde fiyat değişirse yeni anlaşma açılır, eskisi geçmiş kayıtlar için olduğu gibi kalır.
- Oda tipi bazında fiyat; her anlaşmanın kendi para birimi
- Geçerlilik tarihi dışında kalan rezervasyon o anlaşmadan fiyat almaz
- Komisyon ve hakediş raporları anlaşmadan beslenir
- Eski anlaşma silinmez; geçmiş rezervasyonun fiyatı geriye dönük değişmez
flexxiyazilim.com/desk
Sık sorulanlar
Anlaşma fiyatı sezon içinde değişirse eski rezervasyonlar etkilenir mi?
Etkilenmez. Fiyat değiştiğinde yeni anlaşma açılır; eski anlaşma geçmiş kayıtlar için olduğu gibi kalır ve o rezervasyonların fiyatı geriye dönük değişmez.
Muhasebeye aktarım anlık mı?
Değil. Aktarım gün sonunda tek entegrasyon fişiyle olur. Bunu açıkça yazıyoruz çünkü “anında muhasebeleşir” demek kolay ama doğru değil; gün içinde muhasebeden bakan biri için bu fark önemlidir.
Bir hareketin hangi rezervasyondan geldiği görülür mü?
Görülür. Hareket dökümünde kaynağı, tarihi ve işleyen kullanıcı birlikte durur.
Kasa hesabına tahsilat girebilir miyim?
Program buna izin vermez. Kasa hesabına tahsil ya da tediye yapılmaz; para hareketi cari hesap üzerinden yürür ve kasayı fişin kendisi hareket ettirir.
Aktarım gün sonunda olur, anlık değil
Otelin ve restoranın cari hareketleri muhasebeye gün sonunda tek entegrasyon fişiyle geçer — her işlemde anlık değil. Bunu açıkça yazıyoruz çünkü “anında muhasebeleşir” demek kolay ama doğru değil; aradaki fark, gün içinde muhasebeden bakan biri için önemlidir.
Otelinizde nasıl çalışacağını birlikte görelim
Kaç oda, kaç departman, hangi acentalar — anlatın, demo hesabı açalım. Hazır tanımlı demo otelde programı çalışırken görün, kararı ondan sonra verin.