Resepsiyonun en çok baktığı üç ekran burada: bugünün kat planı, tarih ekseninde rezervasyon çizelgesi ve rezervasyon listesi. Üçü de aynı “Oda Bilgileri” penceresini açar — nereden girdiğiniz fark etmez, işlem aynı yerden yapılır.
Gece boyunca değişen ne varsa Oda Rack’te renk olarak durur: çıkışı yapılmış odalar kirliye döner, bakımdaki odalar satışa kapalı görünür. Kat hizmetleri temizlediği odayı buradan temize alır; resepsiyon ayrı bir liste beklemez.
Bekleyen rezervasyona oda numarası verilir ve check-in yapılır. Kalabalık geliyorsa aynı iş toplu yapılır. Oda numarası verilirken program uygun olmayan odayı önermez — dolu, bakımda ve askıdaki odalar listeye girmez.
Oda değiştirmek ya da konaklamayı uzatmak için form doldurulmaz: Rezervasyon Rack’te kutu sürüklenir. Değişiklik anında kat planına yansır ve kaydı günlüğe düşer.
Konaklayan odaların o geceye ait ücreti tek işlemle folyolara borç yazılır. Ücret uydurulmaz; her misafirin kendi kartındaki oda fiyatından okunur. Yanlış çalıştırıldıysa geri alınır.
Kasa sayılır, bakiye kontrol edilir ve gün kapatılır. Sıra bilerek böyledir: önce oda ücretleri, sonra gün içi işlemler, en son gün kapatma.
Konaklayan odaların günlük geceleme ücretini misafirin folyosuna borç yazar. Ücret, her misafirin kendi kartındaki oda fiyatından okunur.
Bakımda ya da house-use olan odalar ayrı listede durur; başlangıç ve bitiş tarihi verilerek oda o aralıkta satışa kapatılır.
Oda ve kişi taşımaları kendiliğinden günlüğe düşer. Bu ekran salt görüntülemedir: kayıt oluşturulmaz, düzenlenmez, silinmez.
Her kutu bir odadır; kutunun rengi odanın anlık durumunu söyler: dolu, rezerve, boş-temiz, kirli, bakımda ya da house-use. Üstteki sayaç panelleri odaların özetini verir. Oda Rack daima bugünü gösterir — tarih gezinmesi yoktur.
Her satır bir oda, her sütun bir gündür; renkli kutular rezervasyonlardır. Boş hücreye çift tıklayınca yeni rezervasyon açılır, renkli kutuya çift tıklayınca oda bilgileri gelir. Kutuyu sürükleyerek odayı değiştirir ya da konaklamayı uzatırsınız.
Bütün rezervasyonlar tek listede toplanır ve rezervasyon tipine göre süzülür: bekleyen, rezerve, kesinleşmiş, giriş yapmış, çıkmış, iptal. Bir rezervasyonun yaşam döngüsü baştan sona bu listeden izlenir — bekleyen kayda oda numarası verilir, rezerve olur, check-in ile odaya yerleşir, check-out ile arşive geçer. Ekran değiştirmek gerekmez.
Kalabalık gelişlerde rezervasyonlar tek tek açılmaz. Oda tipi, pansiyon durumu, uyruk, geliş ve gidiş tarihi, geceleme sayısı ve döviz bir kez tanımlanır; oluşacak kayıtlar pencerenin sağındaki listede birikir ve tek işlemle kaydedilir. Grup adı ile acenta aynı pencerede girilir, sonradan kayıt kayıt bağlanmaz.
Kaç oda, kaç departman, hangi acentalar — anlatın, demo hesabı açalım. Hazır tanımlı demo otelde programı çalışırken görün, kararı ondan sonra verin.
