Otelde para üç yerde hareket eder: departman ekstrası olarak folyoya yazılır, önbüro kasasında tahsil edilir, çıkışta faturaya döner. Üçü de aynı programın içinde ve birbirine bağlı.
Misafir restoranda yemek yer ya da çamaşır verir. Departman hareketi odanın veya kişinin folyosuna borç olarak işlenir. Hangi departmandan geldiği satırda durur — ay sonunda departman bazında gelir buradan çıkar.
Misafir hesabı öderken tahsilat önbüro kasasına girer. Nakit ve kredi kartı ayrı hesaplarda izlenir; gün içindeki her hareket odası, kişisi ve belgesiyle listede kalır.
Folyodaki bakiye faturaya aktarılır. Fatura oda, kişi, grup ya da acenta adına kesilir; kesilen fatura arşivde saklanır ve geriye dönük bulunur.
Günün cari hareketleri tek entegrasyon fişiyle muhasebeye aktarılır. Elle yeniden giriş yapılmaz; aktarım anlık değil, gün sonundadır.
Restoran, çamaşırhane, telefon gibi departmanların hareketleri odanın ya da kişinin folyosuna borç olarak işlenir.
Tahsilat ve tediye önbüro kasasından yürür; günün kasa durumu panoda görünür.
Çıkışta hesap faturaya döner; kesilen faturalar arşivde saklanır ve geriye dönük bulunur.
Günlük döviz kurları internetten otomatik gelir ve gün gün saklanır; odaların dövizli fiyatları ve folyolar bu kurlarla ana para birimine çevrilir.
Solda otelin departmanları — restoran, çamaşırhane, oda servisi, acenta indirimleri, ek ücretler ve diğerleri; her birinin KDV oranı ve grup kodu kendi satırında. Sağda seçili departmanın hareketleri: hangi odaya, hangi kişiye, hangi cari hesaba borç ya da alacak yazıldığı tarih tarih görünür.
Kasa gün bazında çalışır. Ekran açıldığında o günün nakit hareketleri gelir; kredi kartı kasası ayrı bir seçimdir, ikisi birbirine karışmaz. Her satırda hangi odadan, kimden, hangi belgeyle para girdiği ya da çıktığı durur. Altta dört rakam vardır: devreden, toplam giren, toplam çıkan, bakiye — kasa sayımı bu dört rakamla yapılır.
Tahsilat ve ödeme, hesabın kendi kartından tek pencerede yapılır. Pencere hangi hesap için açıldığını başlığında yazar; yanlış hesaba işlem yapma ihtimali böylece kapanır. Nakit mi kredi kartı mı olduğu seçilir, tarih ve miktar girilir, açıklama isteğe bağlıdır.
Çıkışta hesap faturaya döner. Faturalar tarih, tip ve serbest metinle aranır; normal, proforma ve iptal edilmiş faturalar ayrı süzülür. Kesilen fatura silinmez, iptal edilir — iz kalır.
Kaç oda, kaç departman, hangi acentalar — anlatın, demo hesabı açalım. Hazır tanımlı demo otelde programı çalışırken görün, kararı ondan sonra verin.
