Misafir kaydı, arşivi ve grup rezervasyonu aynı yapıda çalışır; çok kişili odada her kişinin hesabı ayrı ayrı tutulabilir.
Acenta kalabalık bir grup bildirir. Toplu rezervasyon penceresinde tarih, oda tipi ve geceleme bir kez girilir; grup adı da aynı yerde verilir. Kişi isimleri henüz gelmemişse kayıtlar isimsiz açılır, sonradan tamamlanır.
Acenta listeyi gönderdiğinde ad, soyad ve kimlik bilgileri kayıtlara işlenir. Kimlik bilgisi aynı zamanda yasal bildirimi besler; ikinci kez yazılmaz.
Grup kapıya geldiğinde bekleyen kayıtlara topluca oda numarası verilir, ardından topluca giriş yapılır. Kırk kayıt için kırk kez aynı ekran açılmaz.
Grup folyosu ayrı tutulur. Konaklama bedeli gruba, ekstralar kişiye yazılabilir; ayrım baştan kurulur, çıkışta düzeltmeye kalmaz.
Çıkış da topluca yapılır. Kayıtlar silinmez, misafir arşivine geçer: aynı grup tekrar geldiğinde geçmiş konaklama bulunur.
Konaklayan ve konaklayacak misafirlerin kartları; kimlik bilgileri, oda fiyatı ve konaklama bilgileri bir arada.
Çıkış yapmış misafirler arşivde kalır; geçmiş konaklama, hesap ve bildirim izleri kaybolmaz.
Grup rezervasyonu, grup hesabı ve gruba ait odaların topluca yönetimi. Oda Rack’te grup odaları rozetle ayrışır.
Oda, rezervasyon, geliş-gidiş, pansiyon tipi ve oda fiyatı tek listede. Rezervasyon tipine göre süzülür: kalanlar, gidenler, bugün gidecekler, askıya alınanlar. Aynı odada birden çok misafir varsa hepsi ayrı satırda görünür — hesap kime yazılacaksa o satır seçilir.
Kayıt dört sekmeye ayrılmıştır: kayıt bilgileri, kimlik bilgileri, kişisel bilgiler, firma bilgileri. Resepsiyonun telefonda ihtiyaç duyduğu her şey ilk sekmededir; kimlik ve firma bilgileri misafir gelene kadar boş kalabilir. Oda numarası opsiyoneldir — oda tipi seçilir, numara sonra verilir.
Kat planında dolu bir odaya tıklandığında Oda Bilgileri açılır ve resepsiyonun o odayla ilgili her işi buradan yürür. Solda konaklama ve para özeti durur: geliş, geceleme, gidiş; oda fiyatı hem ana para biriminde hem dövizde; toplam oda, toplam ekstra, ödenen ve kalan bakiye. Ortada odada kalan kişiler satır satır listelenir — her kişinin kendi fiyatı, pansiyonu ve bakiyesi ayrı görünür.
Gruplar kendi listesinde durur. Geliş ve gidiş tarihine, rezervasyon tipine göre süzülür: kalanlar, gidenler, rezervasyonlar, askıda olanlar. Bir grubun kaç odası var, kaçı içeride, hesabı ne durumda — hepsi grubun satırından okunur.
Bir odada birden fazla kişi kalıyorsa her kişinin hesabı ayrı ayrı tutulabilir. Odada kalan her kişiye ayrı oda fiyatı verilebilir; geceleme ücretleri otomatik olarak ayrı ayrı basılır, ekstra harcamalar da kişi seçilerek her kalanın kendi hesabına yazılabilir. Bu isteğe bağlıdır: ayrı hesap tutulmayacaksa odanın bütün hesabı odadaki ilk kişi üzerinden tutulur.
Kaç oda, kaç departman, hangi acentalar — anlatın, demo hesabı açalım. Hazır tanımlı demo otelde programı çalışırken görün, kararı ondan sonra verin.
